Перехід на систему електронного документообігу

Рішення для електронного документообігу вже впроваджені багатьма бізнесами в Україні, проте до переходу до безпаперової взаємодії між контрагентами на системній основі в нашій країні поки ще далеко, не зважаючи на всі мінуси та витрати такого підходу.

І це недарма. Хоча подальша робота в цифровому середовищі й дозволяє оптимізувати витрати на кур’єрські служби, утримання архівів і призначені функціональні ролі в штаті компанії, що відповідають за зберігання та каталогізацію документів, сам процес переходу до нового формату вимагає великих початкових інвестицій. Причому більшою мірою адміністративних і часових, ніж фінансових.

Але, «нова реальність» робить нас більш продуктивним і орієнтованим на результат. А в питанні узгодження і підписання документації — результатом однозначно є економія часу і свобода надається кожному з нас.

Тому питання більше не стоїть – «переходити на цифровий документообіг чи ні?». Сьогоднішні актуальні питання: як організувати цей процес і яке рішення вибрати. Адже інструментів для управління створенням, використанням та зберіганням документів в різних форматах, які формуються в рамках всієї організації, на ринку досить багато. Майже все програмне забезпечення управління документами в рівній мірі орієнтоване на використання й оптимізацію активних документів і структурованих даних, таких як документи Word, файли PDF, електронні таблиці Excel, PowerPoint, електронні листи й інші певні формати.

З радістю повідомляємо, що команда Omnilink успішно реалізовала обидва етапи і сьогодні вже зробила власний еволюційний стрибок. Ми готові взаємодіяти з кожним з наших партнерів відповідно до принципів нового світу. І хоча не всі актуальні програмні продукти для реалізації електронного документообігу пов’язані один з одним і дозволяють ефективно взаємодіяти користувачам різних систем, більшість рішень адаптовані й налаштовані для міжплатформової роботи. І кожен бізнес повинен вибрати для себе якірне рішення, яке буде задовольняти всі потреби компанії та бути зручним для команди. Для нас таким рішенням стала платформа ПТАХ з програмами M.E.Doc і Fredo.

Ми вибирали систему, яка має найбільшу популярність і поширеність в Україні і дозволила б перевести в електронну середу максимальну кількість документів, які є основою ключових бізнес-процесів будь-якої компанії. Почавши з рахунків, видаткових та прибуткових накладних, актів виконаних послуг і податкових накладних як основи операційного документообігу, зараз ми активно масштабуємо сфери застосування сервісу, працюючи над переносом до «електронного» процесу також і повного циклу підписання договорів.

Давайте разом впроваджувати технології, які змінюють людей, компанії та світ на краще!